تحويل تسرب النفقات إلى ربح ووضع استراتيجيات إدارة نفقات فعالة لتعزيز أرباحك
رمين مرادي: الرئيس التنفيذي والشريك المؤسس- كاشيو
شهدت حركة الأعمال في مصر والعالم العربي ارتفاعًا في سفر ونفقات الأعمال ذات الصلة في السنوات الأخيرة. أدت طبقات جديدة من التحديات، مثل ضرائب الشركات والاضطرابات الوبائية، إلى أن تصبح الإدارة المالية للشركات أكثر تعقيداً وتطلباُ. كشف المسح العالمي للجرائم الاقتصادية والاحتيال لعام 2022 التابع لشركة برايس ووترهاوس كوبرز عن خسائر إجمالية ضخمة بلغت 42 مليار دولار، مما يسلط الضوء على الخسائر المالية التي يمكن أن يتكبدها الاحتيال في النفقات على الأعمال التجارية.
يشرف المسؤولون الماليون على نفقات الأعمال ويتعاملون مع العديد من الإيصالات، ويتتبعون كل درهم يتم إنفاقه، و يضمنون توافق جميع المعاملات مع سياسة الشركة – يبدو وكأنه صداع مألوف، أليس كذلك ؟ أضاف تحول العمل عن بُعد ونماذج العمل الهجينة بسبب الوباء مزيدًا من التعقيد إلى الشؤون المالية، خاصة بالنسبة للشركات التي ليس لديها الأدوات المناسبة لتسهيل التحول.
علاوة على ذلك، تستخدم الشركات الكبيرة عادةً برامج إدارة النفقات الأساسية التفاعلية التي تتحقق من النفقات فقط بعد تحصيلها، مما يخاطر بعملية سداد مطولة وربما غير منسقة. وفي الوقت نفسه، غالباً ما تفتقر العديد من الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم إلى أي برامج. تصبح مراقبة التدفق النقدي، شريان الحياة الحيوي للأعمال، أمراً بالغ الأهمية في التنقل خلال فترات متقلبة.
في هذه منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، تستخدم العديد من الشركات الأساليب اليدوية والإيصالات الورقية تتبع النفقات، ويكاد يكون إصدار بطاقات الشركات للموظفين أمراً مستحيلاً، مما يعقد التسوية. الرؤى أدناه ضرورية للشركات، من الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى الشركات العالمية، بهدف حماية صحتها المالية وتعزيزها من خلال تحويل تسرب النفقات إلى ربح.
تقليل الأخطاء البشرية
يمكن للإجراءات اليدوية أن تطغى على الموظفين والفرق المالية بسبب كثرة الإيصالات. إلا أن غربلتها يضمن وجود بعض الأخطاء لأن الخطأ البشري أمر لا مفر منه. وجدت دراسة أجرتها الرابطة العالمية لسفر الأعمال (GBTA) أن الشركات تعالج ما معدله 51000 تقرير مصروفات كل عام كما يتم إنفاق ما يقارب من نصف مليون دولار وحوالي 3000 ساعة لتصحيح الأخطاء. تبني تلك البرامج يعمل على تبسيط هذه العملية، مما يسمح للموظفين بتحميل صور الإيصالات مباشرة إلى النظام، والذي يقوم بعد ذلك بتجميعها في تقرير لتقديمها.
ضوابط استباقية
يعد تنفيذ سياسات النفقات الواضحة أمرًا ضرورياً، خاصة عندما لاحظ 56٪ من المدراء الماليين، وفقاً لاستطلاع أجرته روبرت هاف، مما أدى لارتفاع في مطالبات السداد غير الصحيحة على مدى ثلاث سنوات. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، يعد إنشاء قواعد مالية يسهل اتباعها، والتي تتضمن خطوات للموافقة على النفقات وضمان الامتثال، أمراً بالغ الأهمية لإبقاء الإنفاق تحت السيطرة. يؤدي استخدام أداة لإدارة الإنفاق مثل Qashio إلى تبسيط ذلك من خلال السماح لفرق التمويل بوضع الميزانيات والضوابط لكل موظف وبطاقة. يسلط هذا النظام الضوء تلقائياً على النفقات التي تنتهك القواعد، مما يسمح للفريق بالموافقة عليها أو رفضها بسهولة، مما يضمن التزام جميع الموظفين بالإرشادات المالية للشركة.
بطاقات الشركات
يتيح استخدام نظام إدارة النفقات للشركات إنشاء البطاقات وتعطيلها، وطلب استبدال، وتعديل حدود الائتمان بسهولة. كما يعزز نظام البطاقات الشفافية الشاملة للمعاملات اليومية ويساعد في الكشف المبكر عن الاحتيال. توفر البطاقات الافتراضية والبلاستيكية على حد سواء للفرق المالية القدرة على تحديد مواقع المعاملات والموافقة عليها بسرعة، ووضع حدود مخصصة بطاقات الشركات المصدرة للموظفين، ومطابقة الإيصالات من خلال رد نصي بسيط. وثمة ميزة إضافية تتمثل في القدرة على إصدار بطاقات الاستخدام الواحد للموظفين غير المتفرغين أو المتعاقدين، مما يضمن إدارة مالية مصممة خصيصا لمختلف أنواع التوظيف.
القضاء على الغش في النفقات
سرقة النفقات والتقارير الاحتيالية التي غالباً ما ترتبط بالطلبات اليدوية تكلف الشركات حوالي 50 مليار دولار سنويًا. مع تعرض 22٪ من أصحاب الأعمال الصغيرة لسرقة الموظفين، تخفف الأنظمة الآلية من هذه المخاطر من خلال تحديد الإدخالات المتكررة وطلب مقدمي الخدمات لتعديل النفقات. تعزز هذه النظم الشفافية وتحد من فرص الغش باشتراط إجراء مراجعة مزدوجة قبل الموافقة على عمليات السداد وإصدارها.
اتخاذ قرارات مدروسة
تعتبر نظم إدارة النفقات الفعالة بالغة الأهمية في اتخاذ القرارات المالية الحاسمة وتحقيق غاية التوفير. يمكن للإدارات المالية التي تستخدم أدوات إدارة الإنفاق تحليل الميزانيات وتعديلها على الفور، وتجنب العمليات اليدوية الشاقة. من خلال إدارة حسابات القبض/الدفع وتقديم حوافز الدفع المبكر، تكتسب الشركات إشرافاً على الإنفاق في الوقت الفعلي، وتحسين التدفق النقدي، وتجنب المشكلات المالية. ويضمن هذا النهج استجابات استراتيجية استباقية للأداء المالي والتحديات المالية، مع الحفاظ على موقع اقتصادي قوي. على سبيل المثال، استخدمت Grubtech، وهي شركة رائدة في مجال تكنولوجيا الطعام، أدوات إدارة الإنفاق لتبسيط عملياتها المالية وأتمتتها وتعزيزها، وتحسين صنع القرار والكفاءة مع تقليل الأخطاء والتكاليف.
تسديد أسرع
من خلال تبني الممارسات والتكنولوجيا غير النقدية، تعزز الشركات استراتيجيتها المالية برؤى الإنفاق الدقيقة وتقليل الخسائر. يضمن التحول الرقمي سيطرة مالية أفضل. اعتماد نظم إدارة المصروفات عن طريق أتمتة العمليات المصممة خصيصا على تبسيط عمليات الموافقة والسداد، والإنذار الفوري للموافقين، وجعل الإدارة المالية أكثر كفاءة على نطاق المنظمة.
يتطلب من الشركات اعتماد أنظمة قوية وآلية تمكنها من التنقل في البيئة المالية المعقدة و إدارة النفقات وذلك لضمان عمليات بسيطة وشفافة وخالية من الأخطاء. من خلال مزج التكنولوجيا بالممارسات المالية الاستراتيجية، لا تحمي الشركات صحتهم المالية فحسب، بل تعززها أيضاً، وتحول التسربات المالية المحتملة إلى سبل للربح والنمو المستدام في مشهد اقتصادي ديناميكي.
اقرأ ايضاً
اشخاص و أشياء يجب معرفتها قبل إدارة فريق من الجيل Z
